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定義-ペーパーレスオフィスとはどういう意味ですか？
ペーパーレスオフィスとは、オフィス環境で紙の使用を大幅に削減または排除する概念です。
これは、ドキュメントをデジタル形式に変換することで実現されます。 支持者によると、ペーパーレスオフィスは環境にやさしいだけでなく、オフィスの生産性と効率を高めると同時に、お金を節約し、デジタルドキュメントをユーザー間で簡単に共有できるため、作業プロセスを簡単かつ便利にします。
Techopediaによるペーパーレスオフィスの説明
ペーパーレスオフィスの利点：- ドキュメントは、ペーパーレスオフィスを使用して簡単に検索および取得できます。 これにより、勤務時間中にかなりの時間を節約できます。
- 同じドキュメントを同時に複製、FAX、操作、または結合できます。
- ペーパーレスオフィスにより、複数のユーザーが同じドキュメントに同時に簡単かつ便利にアクセスできます。
- 関連するストレージとスペースに関して、ペーパーレスオフィスはより大きく効率的なストレージを提供します。 大量のドキュメントを1台のコンピューターに保存できます。 かさばるファイルキャビネットをなくすことができます。
- ドキュメントは、オフィス内のある場所から別の場所に物理的に移動することなく取得できます。
- 特にさまざまな場所で働く従業員とのコミュニケーション能力が向上しています。
ペーパーレスオフィスの欠点：
- コンピューターの画面では、長い文書を読むのは大変です。 長い文書を紙で読む方が簡単で、多くの人は一般的に紙で読むことを好みます。
- ペーパーレスオフィスではセキュリティ対策を強化する必要があります。 ユーザーのアクセス制御を監視する必要があります。
- デジタル作業処理の法的意味合いが関係しています。
- 既存のドキュメントをデジタル形式に変換するプロセスには時間がかかり、場合によっては多大なコストがかかります。
- ハードウェアとソフトウェアの継続的なアップグレードは不可欠です。
- コンピューターウイルス、停電、ネットワーククラッシュなどは、デジタル情報のみに依存している場合、会社全体を効果的にシャットダウンする可能性があります。
